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Il gioco della piramide

Nelle presentazioni il tema della piramide è presente da sempre sotto molte forme: modalità di architettura dei contenuti,  strumento concettuale per l’ esposizione, forma di pensiero. E via triangolando.

Sembra proprio che la geometria della presentazione sia dominata da questa figura, e del resto il triangolo si presenta anche se guardiamo gli elementi in gioco: slide, platea, oratore. Naturalmente l’esempio più illustre e noto di questa linea di pensiero è quello di Barbara Minto e del suo Pyramid principle.

Ecco una risorsa che lo spiega brevemente:

(e qui scaricate il PDF che spiega il principio della piramide di Barbara Minto).

Ma io  volevo  segnalarvi un’altra cosa, ovvero un post dal blog Cleavefast, che propone addirittura un gioco: si tratta di identificare dapprima il messaggio globale (ovvero la punta della piramide) e di procedere poi a creare storie e idee che riescano a “scalare” la piramide arrivando al messaggio globale.

Presentation_Planning_Pyramid

E’ un’idea affascinante e credo che chiunque proivi ad affrontare un argomento in questo modo si ritrobvi alla fine non solo padrone della materia, ma anche capace diinteressare molto di più la sua platea.

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Molto interessante questo schema che propone Christophe Harrer sul suo blog (Empower your point), nel quale distingue tra presentazioni più o meno dettagliate e con o senza oratore.

Ecco lo schema:

schema dei diversi tipi di presentazioni

Come vedere alcuni tipi sono definite “tattiche”, mentre altre sono “strategiche”.

Lo trovo molto intelligente, e mi fa capire anche che nella mia professione di formatore sono molte di più le presentazioni “tattiche” che quelle “strategiche”.

Ecco perché non posso permettermi quasi mai il lusso di presentazioni totalmente “zen” (come immagino molti di voi). La vita è una grande via di mezzo….

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Vi segnalo un bel post di Olivia Mithcell sui modi, ma soprattutto i tempi – per coinvolgere il proprio pubblico all’interno di una presentazione.

quando coinvolgere il pubblico

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La nostra memoria fa strani scherzi. Ricorda particolari insignificanti accaduti anni fa, ma magari è incapace di trattenere informazioni che ci sono state date due minuti prima.

La nostra memoria a breve termine è selettiva: taglia tutto quello che non gli serve in modo da liberare RAM e permetterci di seguire meglio un’attività; trattiene le informazioni che gli servono al momento e fa cadere nell’oblio il resto. Leggiamo tutti i giorni la targhetta sull’ascensore ma non sapremmo mai ricordarci quanti chili porta (ricordate la canzone di Elio?)

E’ per questo che, quando facciamo una presentazione, ci sono alcuni elementi di contesto che andrebbero ripetuti frequentemente. Una presentazione ha un andamento sequenziale e le persone che seguono questo flusso tendono a dimenticarsi rapidamente che in quel momento sono nel capitolo 1 – sottocapitolo 2.

Le persone non sanno neanche a che punto sono della vostra presentazione, perché non possono vedere il “volume” di slide così come vedono le pagine di un libro.

Insomma, una presentazione che si rispetti (e in specialmente le presentazioni lunghe) dovrebbe riportare in ogni slide alcune informazioni chiave per collocare ogni slide nel suo giusto contesto.

Più o meno le informazioni sono queste:

1) Titolo della presentazione
2) Titolo del capitolo
3) Titolo dell’eventuale sottocapitolo
4) Titolo della singola slide (è l’elemento più vistoso)
5) Numero della singola slide in rapporto al numero totale di slide
6) Eventuale logo (anche se secondo Garr non è necessario). N.b. Per logo intendo il logo del cliente, non il vostro.
7)  Data – Luogo – Nome relatore

Il layout standard avrà insomma una struttura di questo tipo:

Elementi paratestuali

In questo modo sarete sicuri di fornire sempre tutti gli elementi necessari per dare un contesto ai vostri contenuti. E aiutare la memoria dei vostri ascoltatori.

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Nella  mia esperienza ho potuto vedere slide e presentazioni di tutti i tipi, create da persone molto diverse tra di loro per esperienza, professione, sensibilità. Nell’ampia casistica che si può riscontrare su questo argomento ci sono però delle costanti, che si manifestano in slide, diciamo così “tipiche”.

Ciascun tipo presenta dei problemi ricorrenti e delle ingenuità legate all’uso dello strumento. Proviamo a vederle nel dettaglio.

Modello: libro di testo
Utilizzatori tipici: insegnanti

E’ la tipica slide che tende a replicare le pagine di un libro stampato, con un testo lungo che si snoda per tutta la slide senza interruzioni. E’ pensata come un testo e non come una rappresentazione di un discorso orale, e in genere è possibile solo leggerla e non commentarla. In questo modo si vanifica lo sforzo fatto per crearla. I problemi tipici sono il troppo testo, le poche immagini, un unico livello di lettura, lo stile del testo non adeguato alla presentazione

slide solo testo

Modello: Brochure pubblicitaria
Utilizzatori tipici: studenti di comunicazione, uomini del Marketing

E’ la slide con improbabili sfondi colorati (spesso sfumati), poco testo, tante immagini, e una disposizione “creativa” degli elementi. Generalmente usata da chi in realtà vorrebbe creare brochure o manifesti, ma è costretto a usare PPT e si arrangia. La platea viene in genere stordita da tutto questo “rumore cognitivo” e comincia a fischiettare mentalmente. I problemi tipici sono gli standard poco rigorosi, la scarsa leggibilità, la difficoltà a cogliere “il cuore” informativo, l’eccesso di grafica, le animazioni incontrollate.

Schema slide barocca

Schema slide barocca

Modello: relazione scientifica
Utilizzatori tipici: Scienziati e ricercatori

E’ una slide con molto testo formattato come un libro di testo e l’inserzione di schemi e formule esplicative a corredo. Il modello resta sempre quello della relazione su carta di stampo scientifico. In genere il focus sui concetti e la sostanza tende a ledere l’aspetto comunicativo, che in genere viene poco considerato. Ovviamente è difficile, senza questo livello, fare una buona opera di divulgazione, e la platea si stancherà facilmente. I suoi problemi  solo la scarsa leggibilità, il troppo testo, l’eccessiva densità concettuale, il non uso di immagini metaforiche

Schema slide scientifica

Modello: Astronave di Vega
Utilizzatori tipici: informatici, ingegneri

E’ la slide piena di schemi incomprensibili ai più, che vanno a formare un disegno complicatissimo che, in genere, non viene mai spiegato nel dettaglio. Nel complesso uno sforzo inutile, che viene snobbato dalla platea. In genere viene usata per rappresentare il funzionamento si software o hardware o di piattaforme. Riesce ad appassionare (ma neanche tanto) solo gli addetti ai lavori. I suoi problemi specifici sono, l’inutile complicatezza, l’astrattezza eccessiva, lo scarso orientamento ai non addetti ai lavori

Schema slide informatica

Modello: Campo militare
Utilizzatori tipici: Uomini delle Risorse Umane, Professionisti dell’Organizzazione del lavoro

E’ la slide fatta solo di punti elenco in sequenza, bene ordinati e formattati ma senza alcun elemento al suo interno che permetta di distinguere ed evidenziare elementi particolari. Molto astratta e concettuale, richiede uno sforzo enorme per strutturare i vari punti. La platea ne coglierà, ovviamente, molti meno del 10 per cento. I suoi problemi sono l’eccessiva enfasi sulla struttura a scapito della comunicazione, l’eccessiva densità e l’eccessiva astrattezza.

Schema slide punti elenco militari

Modello: siamo vincenti
Utilizzatori tipici: uomini di business, venditori

E’ una slide piena di elementi grafici, con poco testo e molti colori, tutta orientata a mostrare performance strabilianti. Molto orientata a stupire, in genere ci riesce poco. Stelle, frecce, grafici in salita e tutto l’apparato spettacolare di PPT viene usato senza risparmiare nulla, in genere con scarso interesse per la platea che vorrebbe capire meglio gli andamenti proposti. I suoi problemi sono l’eccesso di grafica e di effetti speciali, ‘l’eccessiva densità, il tono da imbonitore che si respira.

Schema slide eccessiva

Modello: sistema hegeliano
Utilizzatori tipici: Consulenti strategici

E’ la tipica slide-sistema, bene esemplificata dal classico “freccione”, che pretende di racchiudere in un’unica slide tutte le variabili possibili di un fenomeno. In genere presentata (e venduta) come lo sforzo di sintesi finale per racchiudere in una videata tutto l’Universo. è ovviamente costruita, in genere, forzando i fenomeni che pretende di rappresentare. L’effetto che ottiene, in genere, è quello di suscitare la domanda: si va beh, ma in concreto? I suoi problemi sono l’eccesso di termini tecnici, la grafica eccessiva, la densità concettuale al limite dell’umano.

Schema slide consulenza

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Se avete tanto testo nella slide di una presentazione avete un problema. Sopra i 600 caratteri è molto probabile che le persone non leggeranno la slide per nulla. Sopra i 900 caratteri potete stare certi che non la leggeranno.

E allora? La cosa migliore, in questo caso, è dividere il testo su su tre slide (come minimo): in questo modo dividerete meglio i contenuti a livello concettuale e li renderete più omogenei internamente, le slide saranno più leggibili, il testo potrà essere distanziato meglio e potrete anche inserire delle immagini, che sono essenziali per aumentare l’efficacia della presentazione.

Con questa operazione, mi raccomando, provate anche a fare un repulitsti del testo che non serve veramente. Ricordate che una slide non è word.

tre_slide_non_una

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Abbiamo messo a punto i nostri contenuti in una presentazione, ma ci sembra che non ci guardi qualche cosa: c’è tutto, ma il discorso non fila. Oppure ci sembra che ci sia “troppo” o al contrario che non ci sia nulla. Magari lavoriamo un po’ con la grafica, ma vediamo che il risultato non cambia. Oppure togliamo e aggiungiamo contenuti, ma allora il discorso non regge più. Che sta succedendo? In realtà dobbiamo tenere sempre distinti vari livelli di progettazione.

i tre ingredienti di Cliff AtckinsonSostanza, struttura, interfaccia. Raramente ho trovato meglio esposto il tema degli elementi di una presentazione come in questo lucido post di Cliff Atckinson (mi è arrivato anche il suo libro: presto riferirò a riguardo). Sono tre dimensioni molto diverse e dobbiamo imparare a distinguerle per evitare di far collassare tra di loro i problemi specifici di ciascuna di esse.

Sostanza: i contenuti

Struttura: il modo in cui li organizzate tra di loro

interfaccia: il modo in cui li presentate su slide.

Certo, nella realtà pratica ogni livello influenza gli altri, ma restano concettualmente livelli distinti. Se ci pensate non è molto diverso da web: anche nei contenuti in rete esiste, ed agisce continuamente questa divisione di metodo. La differenza, ovviamente, sta nelle regole specifiche di ciascuna di queste dimensioni: tanto per fare un esempio, l’andamento su slide è sequenziale e non ipertestuale, e questo costringe a inventare soluzioni diverse nella costruzione dell’architettura. Ci sono molte altre differenze in ciascun livello: ne riparleremo. Per ora mi limito a sottolineare la “valenza euristica” di questa distinzione. Tenerla sempre a mente aiuterà a capire da che parte arrivano i problemi.

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