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Archive for the ‘trucchi tecnici’ Category

Se sei in aula e stai facendo fare un’esercitazione potresti volere visualizzare il tempo che passa, in modo da dare uno stop definito e permettere agli allievi di tenere traccia della timeline in tempo reale. Beh, si può fare con un trucchetto molto semplice direttamente con Powerpoint. In questo post preso da The Powerpoint blog, Troy Chollar spiega come fare.

Si tratta solo di creare due cerchi, di sovrapporli e di dare al secondo una animazione a comparsa (io ho usato “entrata a cuneo” su ppt 2003) con il tempo che vogliamo. Si creerà una fatta colorata che poco alla volta riempie il cerchi di sotto. Carino, no?

New Transitions Sample

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Mi spiace un po’ segnalare di seguito un altro post dello stesso autore, ma ne vale davvero la pena perché risolve un altro problema, ovvero quello delle imamgini troppo strette per la slide (a chi non è capitato?).

Il trucco è semplice ma geniale: copiare l’immagine, trogilere il soggetto e stirare solo lo sfondo. Non è fantastico?

Grazie Jan!

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Uno dei problemi che ho sempre pensato fossero irrisolvibili con programmi poveri come Powerpoint era quello di mostrare solo un pezzo di immagine, sagomandola con una maschera. Cose da Photoshop, pensavo.

E invece ho coperto, grazie ad un post di Sticky slides che è possibile, con un trucco, farlo anche in Powerpoint.

I passi sono questi:

  • Scegliete un’immagine e selezionatela come “sfondo” della slide
  • Coprite l’immagine con un rettangolo (o un’altra immagine)
  • Aggiungete  una forma (o createla a mano)
  • Tra le proprietà della forma selezionate come colore lo “sofndo”

Avete ottenuto una sagoma che mostra la foto di sfondo dentro la maschera.

Ecco un esempio banale

maschera immagine in powerpoint

Lo so, non è niente in confronto alle cose mirabolanti di Illustator e similia, ma, credetemi, mi risolverà comunque parecchi problemi.

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Dare elementi alla propria platea per non “perdersi” durante una nostra presentazione è ovviamente un proposito sano che andrebbe sempre tenuto a mente. Le persone vedono solo una slide alla volta e non hanno – quasi mai – sottomano il “grande disegno” che dobbiamo rappresentare loro.

Proprio per questo è necessario favorire l’ambientazione del pubblico nel nostro argomento fornendo tutti gli elementi necessari. Il primo elemento è ovviamente una buona architettura: una presentazione con un andamento oscillante, che mescola cose diverse, che salta di palo in frasca e non ha una struttura solida rischia di lasciare le persone con molti punti interrogativi.

Ma ci sono altri elementi, collaterali, che aiutano allo scopo: Powerpointninja ne elenca alcuni e in particolare consiglia di evidenziare sempre il numero della slide rispetto al numero totale di slide. Un accorgimento stupido ma essenziale per fare capire le persone a che punto siamo.

Add slide numbering in the Slide Master.

Io lo uso sempre e devo dire che chi mi ascolta in genere apprezza questa piccolezza, che fornisce un elemento altrimenti non desumibile in nessun altro modo

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Il blog PowerpointNinja si conferma come una delle mie risorse preferite sul tema delle presentazioni efficaci, per la sua generosità, per la sua utilità e per la chiarezza degli schemi con i quali accompagna i suoi consigli in tema di presentazioni.

Recentemente ha pubblicato una serie di risorse dedicate ai punti elenco (vera croce e tema assai controverso nel dibattito sulle slide e presentazioni)  in una serie di post uno più bello dell’altro. Vorrei fare una sintesi dei suoi consigli:

() Premessa: una lista puntata non è solo punti e testo, c’è di più

There's more to bullet points than just bullets and text...

Ogni lista puntata è una struttura che ha elementi grafico-spaziali che interagiscono tra loro: indentature, spaziature, linee, punti ecc

1) coerenza e simmetria

La coerenza nei punti elenco è un alleato: ad esempio il parallelismo grammaticale (tutti verbi, tutti nomi ecc) presenta elementi di ritmo da non sottovalutare e la presenza delle maiuscole su tutti i punti

ssss

2) Semplicità

Powerpoint offre una serie enorme di tipi di punto-elenco, alcuni totalmente deliranti: il consiglio è di NON usarli e di usare punti il più semplici possibile

There are good and bad bullets. I lean towards simple shapes for bullets.

3) Punti proporzionati al testo

I punti elenco devono essere proporzionati al testo che segue, né troppo piccoli né troppo grandi

Momma and baby bear sized bullets are best.

4) Numeri solo quando serve

Usare liste numerate solo quando serve veramente la numerazione, e lasciate i punti per il resto

5) Allineate il testo per distanziarlo dai punti

Se lasciate scorrere il testo sotto ai punti il testo nasconderà i punti creando un classico effetto di “muro di testo”:

Indents make it easier to read bullet points. You can use the Ruler and its indent markers to adjust the indentation of your bullets.

6) Evitate di giustificare o allineare al centro il testo dei punti-elenco

Se centrate o giustificate il testo l’occhio farà fatica a seguire il testo. L’allineamento migliore è a sinistra:

Left-justified bullets are easier to read and follow.

7) Gestite l’interlinea all’interno del testo e tra i diversi testi dei punti

Senza spazio l’effetto “blocco di testo” è assicurato. Va gestito sia lo spazio dentro il testo che tra i vari testi che compongono l’elenco. L’autore consiglia di non spaziare i testi con l’invio, ma di gestire lo spazio con l’interlinea

Take control of the spacing within and between lines.

E naturalmente di spaziare i punti laddove ci siano testi su più righe, in modo da associare il punto ad ogni blocco di testo.

Proper line spacing can make your bullet points easier to read.

8) Attenzione a confini frastagliati e alle righe orfane

Cercate di evitare che il testo produca righe troppo frastagliate o righe con una sola parola, dimensionando meglio la casella di testo e riducendo il testo se è il caso (è *sempre* il caso)

On the left, we have a ragged edge and orphan line. On the right, you can see how adjusting the width of the text box can eliminate the ragged edge or remove an orphan line. Rewriting the line can also fix these problems.

9) Evitate i punti fatti di un solo punto

I punti funzionano bene assieme, come un gruppo. Un singolo punto non è un punto-elenco, e si può evitare di usarlo

10) Eliminate lo spazio extra tra i punti e l’inizio del testo

A volte succede

Take time to remove extra spaces from your PowerPoint slides and celebrity smiles!

11) Evitate il più possibile il layout “stolo titolo e testo”

Anche se usate i punti elenco si possono associare immagini, schemi o diagrammi. Ecco i casi possibili. Evitate il caso uno ovunque è possibile.

Use layout #1 sparingly. Most audiences will prefer the other more visual layouts.

12) Testi tattici e strategici

Sul numero di punti e sulla grandezza del testo l’autore fa una distinzione importante, ovvero tra presentazioni strategiche (keynotes, presentazioni di alto livello e brevi) e presentazioni tattiche (consulenza, didattica ecc).

Nelle prime consiglia font più grandi e pochi punti, mentre nelle seconde i font dovrebbero essere più piccoli e per poter ospitare un maggior numero di punti. Ed è corretto.

Use an appropriate font size depending your presentation type.

13) Evitate lo “slideumento” (la slide-documento)

Troppi dettagli, schemi elaborati e tanto testo sono elementi tipici dei documenti professionali, non delle presentazioni. Evitiamo cose del genere

Garr Reynolds wants documents to be documents, and presentations to be presentations. I agree -- sort of.

14) Evitate troppe indentature

L’eccesso di indentature rende una lista incomprensibile, almeno se presentata dal vivo, perché la platea non è in grado di assimilare tutti i “rami” in cui di snoda la lista. Usate al massimo due livelli di indentatura:

You should rarely have to go beyond two levels.

15) I punti sono solo la punta dell’iceberg

I punti elenco devono essere solo la parte visibile della vostra presentazione: il resto è affidato alla voce dell’oratore, che saprà illuminare questo punto con tutti gli elementi necessari

For presentation purposes, your bullet points should represent a main idea or point but not all of your content. Like an iceberg, below the surface you should have additional information related to each bullet point.

16) A poco a poco

Non è necessario fare apparire tutti i punti in una volta: animare il testo dei punti consente di focalizzarsi di volta in volta sul punto-tema per poi passare all’altro

blah

Ancora grazie a PowerpointNinja, autore di queste note

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Grazie al buon Tony Ramos veniamo a sapere una cosa che, a ben pensare, era abbastanza facile da intuire: oltre al noto slideshare, social network specializzato sulle presentazioni, si può anche usare Google per fare ricerche su parole nei PPT della rete.

E’ sufficiente digitare la parola chiave e poi aggiungere “filetype: ppt”. Quello che si ottiene è un filtro specifico solo sui contenuti delle slide in ppt.

schermata di goolge by Tony Ramos

Mica male no?
:-)

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Quante volte, usando i rudimentali comandi di grafica di Powerpoint, ci danniamo perché non riusciamo ad essere precisi come vorremmo? Un quadrato che non è proprio un quadrato, un cerchio che non è proprio un cerchio, una linea che non è proprio dritta e così via.

tasto_shiftOra, c’è un piccolo tastino sulla nostra testiera che viene usato, in genere, per scrivere le lettere maiuscole. Ma questo tasto, detto tasto “Shift”, se usato all’interno di un programma di grafica può fare miracoli.

E anche in Powerpoint  (che comunque NON è un programma di grafica) permette alcune cosine interessanti, se usato in abbinamento con altri comandi.

Tastiera_shift

Tracciamento delle linee. Se traccio una linea tenendo premuto il tasto shift questa linea sarà sempre dritta, e anche se la allungo o riduco manterrà la sua direzione. Fine delle linee sbilenche, dunque.

Tracciamento di quadrati e cerchi. Se tengo premuto il tasto “shift” mentre creo una forma usando i comandi relativi, le forme diventano immediatamente cerchi o quadrati perfetti.

“Shift” + Barra_comandi_forme=

Quadrato_perfetto

Provate, rimarrete sorpresi…

Ciao

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Spesso le nostre presentazioni raggiungono dimensioni imbarazzanti in termini di peso del file.  Mi è capitato di scaricare da siti di università delle presentazioni anche di 30 megabyte: una cosa insopportabile, specialmente guardando poi i contenuti all’interno. Questo sgradevole effetto collaterale è causato principalmente da due fattori:

1) immagini non ottimizzate
2) Template troppo pesanti

Quasi per gioco ho provato proprio ieri PPT minimizer, un tool che promette di ridurre il peso delle nostre presentazione anche del 92%.  VI devo dire la verità: è stato abbastanza deludente. Il software fa, si, il suo mestiere, ma prezzo di una tale perdita di qualità delle immagini che ne vanifica le funzionalità.

E allora come fare? Una delle cose più importanti è imparare a ottimizzare da sé le immagini della presentazione, una volta creata. Powerpoint consente di fare questo senza ricorrere a softwarini aggiunti.

Andate sulla prima immagini della vostra presentazione: vi apparirà il menù “immagine”, all’interno del quel trovate un bottone che si chiama “Comprimi immagini”

Menù comprimi immagini Powerpoint

Comprimi_immagini

Una volta cliccato vi apparirà una finestra che vi chiede se volete comprimere per il web/schermo e se volete applicare questa modifica a tutte le immagini del documento.

finestra_comprimi_immagini

Ok, comprimente tutto il documento e…il risultato sarà una compressione pazzesca della vostra presentazione, ottenuta senza perdere in qualità.

L’altro giorno con questo sistema ho compresso una presentazione da 38 megbyte a 7 megabyte. Certo, non è come usare PPT minimizer, ma io mi accontento.

E voi?

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Quando una slide fatta coi layout incontra una slide vuota, la slide con i layout è  una slide morta. Ricordate di non usare mai i layout predefiniti di PPT per inserire il testo: se lo fate il testo stesso, semplicemente, sfuggirà al vostro controllo.

La slide migliore è la slide vuota, cioè senza spazi predefiniti per i contenuti. Slide che poi andremo noi a riempire usando le caselle di testo e gli altri elementi che ci serviranno.

Sembra più faticoso, ma in realtà, come spesso capita con questo strumento, è la via migliore per semplificarsi la vita.

no_layout_predefiniti

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Inserisco anche qui il mio tutorial su slideshare sull’uso delle principali funzionalità di PPT, ad uso dei meno esperti.  Ricordate, il fatto di poter usare delle funzionalità non significa che si debbano usare o che si debba usare tutte

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La parte centrale di una slide, quella dove in genere si inseriscono i contenuti, è uno spazio di circa 25 centimetri di lunghezza. Se ci pensate, è una lunghezza considerevole, specialmente per i testi: in quasi nessuna occasione, (giornali, libri, web, mail) ci capita infatti di leggere testi che si espandono così tanto. E il motivo è semplice: se le righe di testo sono troppo lunghe l’occhio farà molta più fatica a seguirle il filo. Provate.

Ora, capita che la possibilità tecnica di tutto questo spazio, unita alla contemporanea necessità di “dire tutto il possibile” spinga a creare caselle di testo di 20 centimetri o più sulle slide. Sembra la scelta più facile e intuitiva, ma purtroppo questo riduce di molto la leggibilità dei testi.

casella di testo lunga

L’occhio deve partire da sinistra e farsi tutta una corsa fino a destra. Poi deve ritornare a sinistra abbassandosi di una riga. Se le slide sono proiettate non è facile.

Per questo motivo sarebbe meglio non approfittare mai de tutto dello spazio che abbiamo a disposizione, ma costruire delle caselle di testo che non superino i 13-15 centimetri di lunghezza.

Casella di testo corta

Questo semplice stratagemma consente di risolvere una serie di problemi e apre contemporaneamente alcune possibilità:

- L’occhio corre di meno sulla slide
– Il testo di fa più compatto e leggibile
– Siamo in qualche modo costretti a scrivere di meno, e questo e sempre un bene
– Possiamo finalmente inserire a fianco del testo delle immagini che siano attinenti. In questo modo soddisferemo sia l’emisfero sinistro che l’emisfero destro dei nostri ascoltatori. :-)

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Quando, in una slide, inseriamo una casella di testo dobbiamo stare attenti ad assegnarle alcune proprietà che ci permettano di tenerla sotto controllo: lasciata a se stessa, infatti, potrebbe dare qualche problema. Provate, nella casella delle proprietà, a flaggare i due campi relativi all’a capo e al ridimensionamento automatico, come indicato nella figura sotto:

proprietà casella di testo

In questo modo vi assicurerete alcune cose:

- eviterete di spezzare il testo forzatamente con il taso “Invio”. Questo manterrà il testo di ogni paragrafo più compatto ed eviterà che la prima lettera di ogni paragrafo diventi automaticamente maiuscola

- il testo resterà nei confini che avete dato voi, evitando di fuoriuscire dalla slide costringendovi a ridimensionamenti ad hoc

- avrete un’idea precisa delle esatte dimensioni del testo

- potrete spostare meglio la casella nello spazio

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Quando creiamo un grafico su Powerpoint succedono cose strane: una delle più strane è che, mentre modifichiamo la grandezza del grafico per renderlo leggibile e adattarlo allo spazio sulla slide, i testi (della scala sugli assi, delle varie etichette, passano improvvisamente a dimensioni mostruose o microscopiche.)

Ridimensionamento testi dei grafici

Questo succede perché il simpatico programmino pensa, lui, che se allarghiamo il grafico, e che diamine, dovremmo allargare anche i testi! E quindi lascia “flaggata” l’opzione di ridimensionamento automatico, come vedete nella figura in alto.

E’ questo no è bene: ehi, diciamo, sono solo i dati a dover essere allargati, non i testi e le didascalie! In realtà tutto ciò che ci fa perdere il controllo in nume di una fantomatica facilità di realizzazione rappresenta una specie di sciagura per la corretta visualizzazione: cadiamo in balia di uno standard medio tarato sulle peggiori abitudini, evidentemente le abitudini che vanno per la maggiore a Redmond, ma non nel resto del mondo…

Dobbiamo riprendere il contrllo: e In questo caso, riprendere il controllo significa “deflaggare” sempre il ridimensionamento automatico, sia negli assi (che riportano la scala e le didascalie) sia nella finestra della legenda.

In genere, una dimensione di 12, massimo 14 pt è ottimale per le scale, mentre per le voci degli elementi del grafico dobbiamo ridurre, da 8 a 10 va bene. Ehi, direte, ma così non si legge. Errore: quello che si deve leggere sono i dati, non le didascalie, che sarete voi ad illustrare. Se poi il grafico viene stampato non c’è problema: su carta queste dimensioni si leggono benissimo.

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