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Archive for dicembre 2009

Dare elementi alla propria platea per non “perdersi” durante una nostra presentazione è ovviamente un proposito sano che andrebbe sempre tenuto a mente. Le persone vedono solo una slide alla volta e non hanno – quasi mai – sottomano il “grande disegno” che dobbiamo rappresentare loro.

Proprio per questo è necessario favorire l’ambientazione del pubblico nel nostro argomento fornendo tutti gli elementi necessari. Il primo elemento è ovviamente una buona architettura: una presentazione con un andamento oscillante, che mescola cose diverse, che salta di palo in frasca e non ha una struttura solida rischia di lasciare le persone con molti punti interrogativi.

Ma ci sono altri elementi, collaterali, che aiutano allo scopo: Powerpointninja ne elenca alcuni e in particolare consiglia di evidenziare sempre il numero della slide rispetto al numero totale di slide. Un accorgimento stupido ma essenziale per fare capire le persone a che punto siamo.

Add slide numbering in the Slide Master.

Io lo uso sempre e devo dire che chi mi ascolta in genere apprezza questa piccolezza, che fornisce un elemento altrimenti non desumibile in nessun altro modo

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Robin Good ha pubblicato un bell’articolo comparativo sui vari tool per convertire in video o altri formati le presentazioni in PPT. Quella che segue è la sua tabella riassuntiva

. Piattaforme Supportate Formati di Esportazione Conversione Batch Mantenimento Degli Effetti Speciali
. E.M. Free PowerPoint Video Converter Windows AVI, MPG, MKV, WMV SI NO
. Xilisoft PowerPoint to Video Converter Free Windows AVI, FLV, MOV, MPEG-2, MP4, WMV NO SI
. iSpring Free Windows SWF NO SI
. Free Acoolsoft PPT2YouTube Windows MP4 SI NO
. JODConverter Windows, Mac, Linux, BSD, Solaris SWF NO NO
. AuthorSTREAM Servizio Web-based MP4 NO SI
. PowerBullet Presenter Windows SWF NO NO
. Windows Movie Maker Windows AVI, WMV NO NO
. SlideShare Servizio Web-based N/A NO NO

Come al solito l’articolo è molto dettagliato e vi consente di orientarvi tra le varei applicazioni segnalate. Buona conversione a tutti!

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Trovare combinazioni di colori con Kuler

Kuler è un’applicazione web della Adobe per creare combinazioni di colori o per trovarne e scaricarne di già fatte dalla comunità di  appassionati, in perfetta logica 2.0. Lo ha segnalato Garr Reynold qualche tempo fa e devo dire che non me lo sono filato molto. Il realtà l’applicazione è molto carina e anche molto utile.

Ma la cosa davvero simpatica di Kuler è quella di poter estrarre una combinazione di colori a partire da una propria immagine, come nel caso che segue:

Per me, che con l’uso dei colori ha sempre avuto delle difficoltà, un’applicazione come questa è una fonte importante di idee nuove e di soluzioni già pronte. Peccato che il formato di esportazione  (formato ASE) non si innesti automaticamente in Ppt. E pazienza.

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Vi segnalo qualche risorse dedicata, in generale alla corporeità durante le presentazioni. L’argomento è vastissimo e naturalmente ci sono decine di manuali e altre risorse sul tema. Ma questi articoli si focalizzano su alcune piccole-grandi cose che vale la pena di tenere in considerazione.

Speech Gesture Size Should Scale with Your AudienceIl primo, dal blog Six minutes, è dedicato al rapporto gesto-spazio (in generale la tesi è che più è vasta l’audience più grandi devono essere i gesti e viceversa).

Il secondo è dedicato ad un aspetto chiave del public speaking, ovvero il contatto oculare. Olivia Mitchell dà 8 consigli per migliorare questa competenza-chiave.

Infine, sempre da six minutes, un articolo dedicato alla prossemica e all’uso dello spazio “intimo” per migliorare le performance della presentazione.

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Tra le tante difficoltà che incontriamo nella preparazione delle presentazione c’è ovviamente quella di reperire delle buone foto. Il buon Dave Paradi segnala un elenco di siti – legati al governo americano – dove trovare foto naturalistiche.

Diciamo che è meglio di niente, e spesso per imamgini evocative da associare ai concetti va benissimo. E sono gratuite.

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C’è un pazzo che ha raccolto un lunghissimo elenco di risorse sulle presentazioni e lo ha pubblicato su Scribd. Lo sforzo è davvero notevole e se siete alle prese con qualche tesi o ricerca sul tema troverete certamente più di uno spunto (Chris Anderson dice nel suo ultimo libro che è sorprendente la quantità di “completisti” che c’è al mondo).

Un grazie quindi al buon Paul Gibler

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Il blog PowerpointNinja si conferma come una delle mie risorse preferite sul tema delle presentazioni efficaci, per la sua generosità, per la sua utilità e per la chiarezza degli schemi con i quali accompagna i suoi consigli in tema di presentazioni.

Recentemente ha pubblicato una serie di risorse dedicate ai punti elenco (vera croce e tema assai controverso nel dibattito sulle slide e presentazioni)  in una serie di post uno più bello dell’altro. Vorrei fare una sintesi dei suoi consigli:

() Premessa: una lista puntata non è solo punti e testo, c’è di più

There's more to bullet points than just bullets and text...

Ogni lista puntata è una struttura che ha elementi grafico-spaziali che interagiscono tra loro: indentature, spaziature, linee, punti ecc

1) coerenza e simmetria

La coerenza nei punti elenco è un alleato: ad esempio il parallelismo grammaticale (tutti verbi, tutti nomi ecc) presenta elementi di ritmo da non sottovalutare e la presenza delle maiuscole su tutti i punti

ssss

2) Semplicità

Powerpoint offre una serie enorme di tipi di punto-elenco, alcuni totalmente deliranti: il consiglio è di NON usarli e di usare punti il più semplici possibile

There are good and bad bullets. I lean towards simple shapes for bullets.

3) Punti proporzionati al testo

I punti elenco devono essere proporzionati al testo che segue, né troppo piccoli né troppo grandi

Momma and baby bear sized bullets are best.

4) Numeri solo quando serve

Usare liste numerate solo quando serve veramente la numerazione, e lasciate i punti per il resto

5) Allineate il testo per distanziarlo dai punti

Se lasciate scorrere il testo sotto ai punti il testo nasconderà i punti creando un classico effetto di “muro di testo”:

Indents make it easier to read bullet points. You can use the Ruler and its indent markers to adjust the indentation of your bullets.

6) Evitate di giustificare o allineare al centro il testo dei punti-elenco

Se centrate o giustificate il testo l’occhio farà fatica a seguire il testo. L’allineamento migliore è a sinistra:

Left-justified bullets are easier to read and follow.

7) Gestite l’interlinea all’interno del testo e tra i diversi testi dei punti

Senza spazio l’effetto “blocco di testo” è assicurato. Va gestito sia lo spazio dentro il testo che tra i vari testi che compongono l’elenco. L’autore consiglia di non spaziare i testi con l’invio, ma di gestire lo spazio con l’interlinea

Take control of the spacing within and between lines.

E naturalmente di spaziare i punti laddove ci siano testi su più righe, in modo da associare il punto ad ogni blocco di testo.

Proper line spacing can make your bullet points easier to read.

8) Attenzione a confini frastagliati e alle righe orfane

Cercate di evitare che il testo produca righe troppo frastagliate o righe con una sola parola, dimensionando meglio la casella di testo e riducendo il testo se è il caso (è *sempre* il caso)

On the left, we have a ragged edge and orphan line. On the right, you can see how adjusting the width of the text box can eliminate the ragged edge or remove an orphan line. Rewriting the line can also fix these problems.

9) Evitate i punti fatti di un solo punto

I punti funzionano bene assieme, come un gruppo. Un singolo punto non è un punto-elenco, e si può evitare di usarlo

10) Eliminate lo spazio extra tra i punti e l’inizio del testo

A volte succede

Take time to remove extra spaces from your PowerPoint slides and celebrity smiles!

11) Evitate il più possibile il layout “stolo titolo e testo”

Anche se usate i punti elenco si possono associare immagini, schemi o diagrammi. Ecco i casi possibili. Evitate il caso uno ovunque è possibile.

Use layout #1 sparingly. Most audiences will prefer the other more visual layouts.

12) Testi tattici e strategici

Sul numero di punti e sulla grandezza del testo l’autore fa una distinzione importante, ovvero tra presentazioni strategiche (keynotes, presentazioni di alto livello e brevi) e presentazioni tattiche (consulenza, didattica ecc).

Nelle prime consiglia font più grandi e pochi punti, mentre nelle seconde i font dovrebbero essere più piccoli e per poter ospitare un maggior numero di punti. Ed è corretto.

Use an appropriate font size depending your presentation type.

13) Evitate lo “slideumento” (la slide-documento)

Troppi dettagli, schemi elaborati e tanto testo sono elementi tipici dei documenti professionali, non delle presentazioni. Evitiamo cose del genere

Garr Reynolds wants documents to be documents, and presentations to be presentations. I agree -- sort of.

14) Evitate troppe indentature

L’eccesso di indentature rende una lista incomprensibile, almeno se presentata dal vivo, perché la platea non è in grado di assimilare tutti i “rami” in cui di snoda la lista. Usate al massimo due livelli di indentatura:

You should rarely have to go beyond two levels.

15) I punti sono solo la punta dell’iceberg

I punti elenco devono essere solo la parte visibile della vostra presentazione: il resto è affidato alla voce dell’oratore, che saprà illuminare questo punto con tutti gli elementi necessari

For presentation purposes, your bullet points should represent a main idea or point but not all of your content. Like an iceberg, below the surface you should have additional information related to each bullet point.

16) A poco a poco

Non è necessario fare apparire tutti i punti in una volta: animare il testo dei punti consente di focalizzarsi di volta in volta sul punto-tema per poi passare all’altro

blah

Ancora grazie a PowerpointNinja, autore di queste note

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Certo, c’è Captivate; certo, c’è Articulate;  certo, c’è Camtasia. Ma vi devo dire che io, se devo creare uno slidecast al volo e condividerlo, apprezzo molto anche Slideshare stesso.

Slideshare infatti consente di aggiungere un file MP3, tipicamente un vostro audio, e di sincronizzarlo con le slide. L’interfaccia è abbastanza intuitiva e naturalmente il prodotto è subito a disposizione dei vostri allievi. Certo, non permette grandi personalizzazioni, ma solo uno slide cast “cotto e mangiato” per così dire.

Ma spesso è quello che ci serve, e nulla più.

Ecco un esempio che ho realizzato per gli allievi del corso online che – assieme a tanti altri tutor -  sto tenendo:  “Insegnare e apprendere con i social network“, promosso da Garamond. Il tema è (guarda un po’) come trovare risorse su slideshare (è un corso base, perdonate l’approccio molto elementare).

Che dite? Può andare come risorse-veloce-se-devo-pubblicare-al-volo?

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Quanti errori in questa presentazione?

Dico subito che non ho niente di personale contro l’autore di questa presentazione, che anzi è assolutamente apprezzabile per aver condiviso parte del suo sapere con gli altri.

Il problema non è questo bensì il fatto che a volte l’eccesso di buona volontà può produrre effetti indesiderati.

Questa presentazione, che ho trovato su Slideshare, mi sembra emblematica di un certo stile e di uno schema mentale ricorrente, ovvero: ho paura di annoiare, ho a disposizione gli strumenti mirabolanti di Microsoft e allora mi dò da fare per aggiungere tutto quello che posso.

Purtroppo il risultato è spesso contrario alle intenzioni: un carnevale di colori, sfondi, font e cornici che rendono la presentazione indigeribile.

Non fatelo. Fidatevi di più di voi stessi.

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Lawrence Lessing è l’unico speaker dal quale accetto presentazioni nere con testi bianchi. Questo stile è ormai diventato famoso (anche Garr ne ha scritto qualche anno fa), anche se sappiamo che se usato male può provocare disastri.

Sample_3

Eppure in mano a Lawrence diventa efficacissimo: poche parole bianche su sfondo nero, tante immagini e una sincronizzazione perfetta tra la voce e ciò che appare sullo schermo (animazioni incluse) creano un ritmo serrato e affascinante

guardate se avete un po’ di tempo questo video tratto dalle TED conference e guardate la perfetta sicronizzazione voce-testo-immagini.

Aggiungerei: non fatelo se non siete esperti, se avete tanto testo e se non avete una presentazione perfetta al minuto-secondo.

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Il tema non è all’ordine del giorno nel nostro Paese, mentre negli Stati Uniti sta diventando uno standardACSB Twitter Policy_callout o quantomeno una tendenza. Parliamo della gestione delle conversazioni che la platea intrattiene sui social media durante una presentazione.

Imparare a gestire questa dinamica e a trasformarla in una risorsa da quelle parti sta diventando un fatto strategico: mentre noi parliamo le persone twittano, messaggiano, parlano e sparlano di noi allegramente. Che fare?

Cliff Atkinson ha dedicato a questo tema addirittura un libro: The Backchannel: How Audiences are Using Twitter and Social Media and Changing Presentations Forever. con tantissimi consigli utili (a proposito, ha messo a disposizione un capitolo da scaricare. Imparate, editori italiani) .

Il libro si va ad aggiungere a quello scritto da Olivia Mithell e che è scaricabile in PDF gratuitamente.

Sempre Cliff ha creato un wiki sull’argomento, nel quale potrete trovare un elenco di tools per gestire le conversazioni durante le presentazioni. E naturalmente anche un blog.

Un tema sul quale dovremo confrontarci davvero tutti negli anni a venire.

Update: ecco un tool gratuito per fare interagire Twitter con Powerpoint durante una presentazione.

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Ogni tanto mi capita di fare della formazione sulle presentazioni efficaci: per fare un lavoro più efficace cerco sempre di farmi mandare del materiale in anticipo per studiarne i difetti principali e, nel migliore dei casi, riesco a trasformarlo per verificare assieme agli allievi come si possono applicare le regole per una buona presentazione ai casi specifici.

L’ultima occasione che ho avuto per lavorare in questo modo mi ha dato una certa soddisfazione: si trattava del materiale prodotto dal Dipartimento di salute mentale di una ASL,  all’interno di un progetto di divulgazione dei temi della salute e malattia mentale ai ragazzi delle scuole superiori.

Il materiale si prestava a molte trasformazioni ci ho lavorato parecchio: per questo ho pensato di riutilizzarne una parte (con il consenso degli autori) per illustrare con esempi concreti di restyling 11 regole per migliorare le presentazioni.

Ho pubblicato il lavoro su Slideshare e lo potete vedere di seguito. Che ne dite?

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A dire il vero non so bene chi siano questi del “Collaborative knowledge building group” ma le loro attività sembrano interessanti.

Ad ogni modo hanno pubblicato, nella sezione download, un breve tutorial da scaricare sulle presentazioni scientifiche. Tutorial che segnalo volentieri ai miei lettori (per la cronaca: sono citato anch’io). Il PDF lo scaricate da qui.

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L’incubo del muro di testo

Sul suo blog Alessandra Cimatti (Alessandra è un’altra specialista di presentazioni) riporta  il caso di un recente convegno milanese; ecco quello che la telecamera ha catturato durante i lavori:

wt 1

inutile dire che esprimo tutta la mia solidarietà ai partecipanti: se questa era la zuppa è probabile che molti di loro siano stati preda di convulsioni o precipitose regressioni a traumi infantili non risolti.

Insomma, le cose sanno così: se volete presentare qualcosa a qualcuno vi dovete impegnare di più; non è sufficiente chiudere gli occhi, passare il mouse sul testo del vostro foglio word, fare il taglia e incolla selvaggio sulle slide e sperare di farla franca.

Non-fun-zio-na.

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Sul blog “About public speaking” viene segnalato un piccolo softwerino utile a sottolineare e mettere in evidenza alcune parti delle slide durante una presentazione. Si chiama Scrippleboard e questa è la – terrificante – pagina di presentazione.

Ecco più o meno l’output:

Ho provato la demo gratuita e devo dire che non mi ha impressionato particolarmente, ma forse è dovuto al fatto che, appunto, era solo una demo.

Ma l’idea è certamente interessante: poter fermare la presentazione in certi momenti ed interagire con il pubblico sottolineando ed evidenziando delle parti è certamente un’ottima strategia; ma il limite maggiore secondo me è che è possibile usarlo solo uscendo dalla modalità “presentazione” di PPT.

Ecco un video dimostrativo su Youtube:

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Il gioco della piramide

Nelle presentazioni il tema della piramide è presente da sempre sotto molte forme: modalità di architettura dei contenuti,  strumento concettuale per l’ esposizione, forma di pensiero. E via triangolando.

Sembra proprio che la geometria della presentazione sia dominata da questa figura, e del resto il triangolo si presenta anche se guardiamo gli elementi in gioco: slide, platea, oratore. Naturalmente l’esempio più illustre e noto di questa linea di pensiero è quello di Barbara Minto e del suo Pyramid principle.

Ecco una risorsa che lo spiega brevemente:

(e qui scaricate il PDF che spiega il principio della piramide di Barbara Minto).

Ma io  volevo  segnalarvi un’altra cosa, ovvero un post dal blog Cleavefast, che propone addirittura un gioco: si tratta di identificare dapprima il messaggio globale (ovvero la punta della piramide) e di procedere poi a creare storie e idee che riescano a “scalare” la piramide arrivando al messaggio globale.

Presentation_Planning_Pyramid

E’ un’idea affascinante e credo che chiunque proivi ad affrontare un argomento in questo modo si ritrobvi alla fine non solo padrone della materia, ma anche capace diinteressare molto di più la sua platea.

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In questo video tutorial il noto “guru” delle presentazioni Dave Paradi mostra l’efficacia dell’uso di semplici grafici a istogramma per mettere a confronto quantità positive e negative che compongono un totale (come ad esempio le voci di budget annuali).

L’idea è quella di eliminare i fogli excel esportati e mostrare visivamente che cosa va a comporre le quantità totale.

Non è niente di stratosferico in realtà, ma è efficace nel mostrare la povertà, a volte, dei semplici dati tabellari.

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Le avventure di presentationman

Grazie ad un mio allievo del corso online che sto tenendo con Garamond (precisamente “Insegnare e apprendere con i social network“, nel quale sto curando la parte su, indovina un po’, beh, su Slideshare) sono venuto a contatto con questa pagina wiki dedicata ai presentation tools (fa parte di un wiki tutto dedicato ai nuovi strumenti didattici).

All’interno è segnalato un video davvero carino realizzato da alcuni studenti americani e tutto dedicato alle presentazioni: l’espediente narrativo è quello di immaginare un supereroe che arriva a risolvere una situazione ormai perduta.

Enjoy!

Guarda il video

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Vi segnalo il blog di Luca Baiuguini, che in varie occasioni si è occupato -  come me -  di presentazioni, slide e public speaking. Tra l’altro questo mi ha permesso di conoscere l’articolo di Umberto Santucci sul tema delle slide, e altre risorse interessanti.

Vi segnalo in particolare una sua riflessione sui fattori di successo nel public speaking, riflessione che condivido pienamente: riuscire a trasformare quello che accade in aula in una risorsa per tutti è davvero un’arte raffinata.

Ma meritano anche i post dedicati alle funzioni delle slide: una tassonomia sempre in aggiornamento (qui tutti gli articoli taggati come “slide”).

Ciao

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