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Archive for febbraio 2006

Immersione all’Interno

Domani sarò qui, e sarò fuori combattimento per tre giorni. Ci si rivede poi. Ciao

p.s. Scusate, oggi mi hanno fatto notare che in realtà mi trovo qui.

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Oggi, lezione in un master a 15 ragazzi neolaureati. Argomento: la presentazione efficace (e te pareva). Mostro le mie slide e dico loro, fin da subito, che saranno più di 150 (per sette ore di lezione). Ogni slide, peraltro, riporta il numero della slide rapportato al numero totale di slide (tipo: 23/150).

A un certo punto un’allieva mi chiede se sia veramente opportuno anticipare fin da subito questi numeri. Non spaventerà la platea? Non produrrà pericolosi effetti boomerang? La risposta è: decisamente no! In ogni presentazione che si rispetti non ci sono effetti “sorpresa” che non siano stati attentamente pianificati. E la lunghezza della presentazione non rientra mai tra questi. Le persone devono sapere che cosa aspettarsi, devono avere un contesto nel quale orientarsi, devono poter fare i loro conti.

Trasparenza. Patti chiari. Condivisione. Tutto quello che non dico è un’incognita pericolosa, innanzitutto per me: qualcuno penserà che le slide sono 17, altri che sono 100, altri che sono 50. E questo non mi fa gioco: scontenterò sicuramente qualcuno.

La regola allora è: anticipare tutto quello che posso anticipare. Ovvero “bruciare le informazioni”. Dobbiamo anticipare subito tutto quello che aiuterà la platea a capire dove e come muoversi. A partire (ma non solo) dalla lunghezza. E’ come sul web: non conta tanto se una pagina si apre solo dopo 50 secondi: il vero problema è sapere esattamente quanto ci impiegherà ad aprirsi. E allora è meglio dire: “Si, le slide sono 150: non spaventatevi, andranno via in scioltezza” che nascondersi sotto il tappeto del mistero, perché tutto (t u t t o) si paga alla fine.

Per la cronaca: le slide sono andate veramente in scioltezza, e abbiamo fatto anche tre (dicasi tre) esercizi pratici.

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Come si sottolinea da più parti, (ad esempio qui oppure qui) le immagini, in una presentazione, sono strategiche: aumentano l’attenzione e migliorano l’efficacia del messaggio, perché riescono a coinvolgere un numero maggiore di facoltà cognitive. Solo che, per renderle efficaci, dobbiamo essere consapevoli del loro ruolo specifico all’interno del progetto: non basta dire: “aggiungiamo qualche visual” per ottenere l’effetto voluto. Le immagini sono un ottimo alleato, ma devono essere usate all’interno di una strategia. Possiamo distinguere tre usi ben precisi delle immagini:

- Suggestione evocativa
– Metafora concettuale
– Esempio concreto

Cartina Milano anticaL’immagine di un’altalena può essere una suggestione che evoca il gioco e la libertà, una metafora dell’andamento oscillante del mercato, un esempio di che cosa fare quando sei al parco giochi con i pargoletti. L’immagine di una antica cartina di Milano potrebbe rappresentare un elemento decorativo in una presentazione che parla di architettura dell’informazione, (magari associando una cartina diversa ad ogni slide), oppure potrebbe essere una metafora del linguaggio naturale o, ancora, essere un esempio di urbanistica antica. Sono tre usi molto diversi tra di loro.

Le suggestioni evocative sono ottime nelle presentazioni di alto livello (meeting, convention), perché alleggeriscono il discorso, tendono a coinvolgere e sono un supporto emozionale per un discorso orale che non si serve in senso stretto delle slide. In questo senso c’è molta libertà di scelta.

Le metafore concettuali sono ottime per le presentazioni persuasive e di business, perché permettono una comprensione immediata dei concetti abbreviando i tempi cognitivi. Ma vanno scelte attentamente, per evitare di mandare  fuori strada la platea.

Infine, gli esempi concreti sono essenziali nelle presentazioni didattiche e tecnico-operative, insomma nelle presentazioni dove dobbiamo spiegare e insegnare qualche cosa. Sono ovviamente immagini molto attinenti con l’oggetto della presentazione.

Se tenete fede a questa tripartizione di usi sarete sicuri che la vostra platea non si disorienterà. Quello che invece andrebbe evitato come la peste è di mescolare gli usi, inserendo immagini evocative, metafore ed esempi nella stessa presentazione.

Non importa se le immagini sono bellissime: quello che conta è che la strategia con la quale le utilizziamo sia ben definita a monte.

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Quando, in una slide, inseriamo una casella di testo dobbiamo stare attenti ad assegnarle alcune proprietà che ci permettano di tenerla sotto controllo: lasciata a se stessa, infatti, potrebbe dare qualche problema. Provate, nella casella delle proprietà, a flaggare i due campi relativi all’a capo e al ridimensionamento automatico, come indicato nella figura sotto:

proprietà casella di testo

In questo modo vi assicurerete alcune cose:

- eviterete di spezzare il testo forzatamente con il taso “Invio”. Questo manterrà il testo di ogni paragrafo più compatto ed eviterà che la prima lettera di ogni paragrafo diventi automaticamente maiuscola

- il testo resterà nei confini che avete dato voi, evitando di fuoriuscire dalla slide costringendovi a ridimensionamenti ad hoc

- avrete un’idea precisa delle esatte dimensioni del testo

- potrete spostare meglio la casella nello spazio

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Tutorial, se vi va…

Non sono un fanatico di tutorial in rete: generalmente si limitano ad indicare le funzionalità ma non la strategia. Ad ogni modo, se qualcuno ha voglia di cimentarsi sui fatti tecnici di base di Powerpoint ecco due tra i migliori tutorial in italiano in cui mi sono imbattuto:

Un tutorial a cura della Facoltà di Lettere dell’Università di Venezia

Un altro tutorial, a cura dell’Università di Padova
Buon lavoro

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Il format con il quale costruiamo le nostre presentazioni ha molto a che fare con elementi di cultura organizzativa che, nascosti dietro alle nostre slide, entrano subdolamente in gioco a nostra insaputa mentre creiamo una presentazione. Per  “cultura organizzativa” intendo, esattamente come Clifford Geertz, un dispositivo semiotico: una sorta di “documento agito”, non perfettamente esplicitabile, ma che governa implicitamente le nostre scelte. In genere sopiti e invisibili, questi elementi emergono nei momenti di crisi, sotto forma di ansia.

Una volta ho dovuto preparare la presentazione a una mega-dirigente per un meeting di alto livello: il pubblico era composto da altri mega-dirigenti più una attenta selezione della “truppa”. Un classico: si commentano i risultati e si getta uno sguardo sugli obiettivi a venire. Un format conosciuto, che si concretizza, in genere nella selezione/combinazione di alcuni elementi base:

- numeri e tabelle
– grafici
– frasi vaghe e slogan
– immagini “di repertorio” (tipo: saltatore con l’asta)
– punti-elenco
– esposizione neutra
– esclusione del soggetto dall’oggetto del discorso

Insomma, una noia mortale. Quindi, parlo con la dirigente e le do due suggerimenti:

- evita, nelle slide, di mettere numeri, grafici, tabelle, frasi ad effetto e immagini scontate: ogni slide deve contenere una sola parola e una sola immagine, tipo variazioni sullo stesso tema

- racconta una storia: ripensa a qualche episodio significativo e raccontalo. Qualcosa di vero, che ti appartiene. Non aver paura di divagare, prenditi il tuo tempo: raccoglierai le fila al termine.

slide evocativaLa dirigente è affascinata dall’idea e si mette all’opera. In breve tempo elabora la sua storia. Tutto bene, quindi. Solo che, a un certo punto si sente a disagio. Non le basta un’immagine e una foto per slide: lei vuole raccontare che prima eravamo in questa fase e ora dobbiamo arrivare in quest’altra fase e quindi ci vogliono almeno due parole, e due immagini. Poi si accorge che dobbiamo mettere per forza dei punti elenco, però l’immagine vuole lasciarla, ma sullo sfondo.

Ed ecco che il concept, da semplice richiamo evocativo, diventa una versione sbiadita del classico “grafici/tabelle/punti-elenco” Un mescolamento inquietante. Primo errore.

Arriva il giorno del meeting e siamo tutti in pista: la dirigente è visibilmente nervosa e la sua ansia cresce sempre di più man mano che si avvicina il suo turno. Poi sale sul palco, e comincia a raccontare la sua storia. La storia era perfetta: personale, emblematica, sentita. Chi non era perfetto era lei: sguardo basso, voce flebile, corpo chiuso su se stesso. Un condannato a morte. Secondo errore.

La presentazione alla fine è andata, ma non è stata certo memorabile. Perché? In fondo l’idea era abbastanza buona e la presentazione era innovativa: avevamo usato alcuni elementi ottimi per catturare l’attenzione in un meeting tradizionale:

- slide senza dati
– elementi visuali inconsueti
– autobiografia
– narrazione

Ma non eravamo andati fino in fondo: le slide erano un “ibrido” e la portata innovativa della “storia” era squalificata dalla stessa narratrice, che in un istante aveva capito che cambiare questi elementi non era solo un diverso modo di dire le stesse cose, ma significava mettersi in gioco completamente e uscire dalla gamma di “mosse” concesse.

Insomma, quando cambiamo il format non stiamo lavorando sui contenuti, ma sul codice. E dobbiamo essere consapevoli di quello che stiamo facendo. E non ci sono mediazioni: o ci stiamo o non ci stiamo.

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Abbiamo messo a punto i nostri contenuti in una presentazione, ma ci sembra che non ci guardi qualche cosa: c’è tutto, ma il discorso non fila. Oppure ci sembra che ci sia “troppo” o al contrario che non ci sia nulla. Magari lavoriamo un po’ con la grafica, ma vediamo che il risultato non cambia. Oppure togliamo e aggiungiamo contenuti, ma allora il discorso non regge più. Che sta succedendo? In realtà dobbiamo tenere sempre distinti vari livelli di progettazione.

i tre ingredienti di Cliff AtckinsonSostanza, struttura, interfaccia. Raramente ho trovato meglio esposto il tema degli elementi di una presentazione come in questo lucido post di Cliff Atckinson (mi è arrivato anche il suo libro: presto riferirò a riguardo). Sono tre dimensioni molto diverse e dobbiamo imparare a distinguerle per evitare di far collassare tra di loro i problemi specifici di ciascuna di esse.

Sostanza: i contenuti

Struttura: il modo in cui li organizzate tra di loro

interfaccia: il modo in cui li presentate su slide.

Certo, nella realtà pratica ogni livello influenza gli altri, ma restano concettualmente livelli distinti. Se ci pensate non è molto diverso da web: anche nei contenuti in rete esiste, ed agisce continuamente questa divisione di metodo. La differenza, ovviamente, sta nelle regole specifiche di ciascuna di queste dimensioni: tanto per fare un esempio, l’andamento su slide è sequenziale e non ipertestuale, e questo costringe a inventare soluzioni diverse nella costruzione dell’architettura. Ci sono molte altre differenze in ciascun livello: ne riparleremo. Per ora mi limito a sottolineare la “valenza euristica” di questa distinzione. Tenerla sempre a mente aiuterà a capire da che parte arrivano i problemi.

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